Le présent Énoncé de Politique en Matière de Vie Privée résume de quelle manière (et dans quelle mesure) FNF Canada assure l’intégrité, l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille.
L’objectif du présent Énoncé de Politique est de vous informer de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, des raisons qui justifient un tel traitement, des mesures de sécurité qui ont été mises en place à ce chapitre, et des droits que vous pouvez faire valoir en tant que client(e) de FNF Canada.
Les dispositions du présent Énoncé de Politique ne s’appliquent qu’aux renseignements permettant d’identifier des personnes physiques. Elles pourront être modifiées de temps à autre de manière à s’aligner avec certains amendements législatifs et l’évolution des pratiques commerciales. Toute modification de nature substantielle sera portée à votre attention par voie de courrier électronique ou d’un avis public affiché sur notre site web – selon laquelle de ces alternatives s’avérera la plus appropriée.
FNF s’est, par ailleurs, fermement engagée à observer les dix (10) Principes d’Équité en Matière de Traitement d’Informations – qui se résument essentiellement à ce qui suit :
Responsabilité
FNF Canada est responsable de tous les renseignements personnels qu’elle recueille, tout particulièrement lorsque de tels renseignements doivent être transférés ou autrement divulgués à des partenaires d’affaires (ces derniers devant faire preuve du même soin et de la même diligence que FNF Canada lorsqu’il est question de sécurité et de protection).
FNF Canada a désigné un Responsable de la Vie Privée dont la mission consiste à assurer le respect des dispositions du Code de Confidentialité. Le Responsable en question peut être joint par téléphone (1-877-526-3232), par courrier électronique (privacy@fnf.ca), ou encore par la poste :
Responsable de la Vie Privée
FNF Canada
55 Superior Boulevard
Mississauga (Ontario)
L5T 2X9
Objectifs de la Cueillette de Renseignements Personnels
Nos représentants, que ce soit avant ou au moment d’une cueillette de renseignements personnels, vous informeront des objectifs commerciaux d’une telle cueillette – y compris (sans s’y limiter) :
· Traitement de demandes soumises par des clients;
· Évaluation des risques;
· Administration de réclamations;
· Mise en marché de produits et de services;
· Développement et/ou expansion des affaires;
· Confirmation de l’identité de clients et de la légitimité des transactions qu’ils souhaitent réaliser;
· Conformité législative.
S’il s’avère que nous devons utiliser certains de vos renseignements personnels à quelque fin spécifique n’ayant pas été divulguée au moment de la cueillette, nous nous assurerons d’obtenir votre consentement en temps utile.
Consentement
FNF Canada ne recueillera aucun renseignement personnel vous concernant en l’absence de votre consentement. Dès qu’un partenaire d’affaires nous communiquera des renseignements personnels, nous nous assurerons que ces derniers ont été obtenus à la connaissance (et avec l’accord) de la personne concernée.
Un tel consentement pourra être retiré à n’importe quel moment, sous réserve d’un préavis raisonnable et des exigences juridiques et/ou contractuelles applicables.
Nous pourrons, en certaines circonstances exceptionnelles prévues par la loi (en vue de prévenir une fraude ou d’obtempérer à une ordonnance judiciaire, par exemple), divulguer certains renseignements personnels sans tout d’abord obtenir le consentement de la personne concernée.
Limites Imposées à la Cueillette de Renseignements Personnels
FNF Canada ne recueille que les renseignements personnels dont elle a absolument besoin en vue de vous fournir des services adéquats – y compris :
· Paramètres d’identification tels que votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse IP (Internet Protocol), votre adresse courriel, le nom attribué à votre compte d’utilisateur, votre numéro d’assurance sociale, le numéro de votre permis de conduire, le numéro de votre passeport ou de votre carte d’identité nationale, votre date de naissance, certaines informations de nature financière et d’autres renseignements de semblable nature.
Conservation
Tout renseignement personnel qui ne sera plus utile aux fins pour lesquelles il a été recueilli sera effacé, détruit ou anonymisé à moins que sa conservation ne demeure requise en vertu de la loi. FNF Canada a mis en place certaines pratiques et méthodes de contrôle visant à assurer la conservation et la destruction sécuritaires des informations – y compris un calendrier de conservation des renseignements personnels.
Conservation d’Informations à l’Étranger
Veuillez prendre note que nous pourrions, à des fins d’administration, conserver certains de vos renseignements personnels aux États-Unis – auquel cas nous appliquerons les normes de sécurité que nous retenons au Canada. Comprenez bien, ceci dit, que dès que des renseignements personnels sont conservés au sein d’un pays spécifique, la législation qui y est en vigueur est susceptible de s’y appliquer. Pour en apprendre davantage au sujet de l’endroit où vos renseignements personnels seront conservés, veuillez contacter notre Responsable de la Vie Privée aux coordonnées figurant à l’article 1.
Exactitude des Renseignements Personnels
FNF Canada ne ménage aucun effort en vue de s’assurer que les renseignements personnels qu’elle détient sont complets, exacts, pertinents et à jour. Toute personne a le droit de remettre en question l’exhaustivité et/ou l’exactitude de renseignements personnels la concernant et d’exiger que FNF Canada y apporte les modifications qui s’imposent en contactant le Responsable de la Vie Privée dont les coordonnées figurent à l’article 1.
Sauvegarde et Conservation de Renseignements Personnels
Les mesures de sécurité et de protection que FNF Canada a mises en place sont proportionnelles à la criticité des renseignements personnels visés. Nous sensibilisons tous nos employés à la nécessité d’assurer la confidentialité de telles informations et faisons en sorte que ces dernières soient effacées ou détruites sans qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès dans l’intervalle. En pratique, l’accès aux renseignements personnels que FNF Canada détient est réservé à ses seuls employés, mandataires et représentants ayant absolument besoin d’en connaître.
Les mesures de sécurité et de protection privilégiées par FNF Canada comprennent des mécanismes physiques (tels qu’un accès limité aux installations) et des méthodes organisationnelles (telles que l’attribution de niveaux de sécurité et l’emploi de mots de passe, de clés d’encodage et d’autres innovations technologiques.
Transparence
Si après avoir parcouru le présent Énoncé de Politique vous entretenez toujours quelque doute ou préoccupation au sujet de la façon dont FNF Canada traite vos données personnelles, n’hésitez pas à en faire part au Responsable de la Vie Privée dont les coordonnées figurent à l’article 1.
Droit de Procéder à des Corrections / Destruction de Renseignements Personnels
Vous pouvez, par écrit, exiger d’avoir accès aux renseignements personnels que FNF Canada détient à votre sujet en contactant le Responsable de la Vie Privée dont les coordonnées figurent à l’article 1.* Nous nous engageons à répondre à une telle requête à l’intérieur d’un délai de trente (30) jours. Si un tel délai de traitement doit être prolongé, nous vous expliquerons pourquoi. S’il s’avère que nous ne pouvons obtempérer à votre demande d’accès (en raison du droit à la vie privée d’autres personnes, par exemple), nous vous ferons part des motifs d’une telle décision.
Il est possible qu’avant de donner suite à une demande d’accès à vos renseignements personnels nous exigions la communication d’informations additionnelles nous permettant de confirmer votre identité et de localiser les informations que vous souhaitez consulter.
Nous nous engageons à corriger toute information incomplète ou inexacte.
Vous pouvez également nous adresser une demande écrite aux termes de laquelle vous exigez la destruction des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. S’il s’avère que (i) de tels renseignements ne nous sont plus utiles aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, (ii) vous avez retiré le consentement que vous aviez donné à la cueillette, ou (iii) la cueillette a eu lieu en contravention d’un(e) quelconque loi ou règlement, nous procéderons à la destruction qui s’impose dans les meilleurs délais.
* Note applicable à la province de Québec : Aux termes de La Loi 25 (anciennement connue sous le nom de Projet de Loi 64), FNF Canada doit, sur demande, fournir aux résidents du Québec (sous une forme digitale ou électronique structurée et conviviale) les renseignements personnels qu’elle a recueillis et sauvegardés sur support ou médium informatique. Une telle divulgation pourra également avoir lieu en faveur d’une personne physique ou morale autorisée à recueillir les informations pertinentes au nom et pour compte du requérant. Pour en apprendre davantage à ce sujet, veuillez consulter notre Politique sur la Vie Privée ou contacter notre Responsable de la Vie Privée.
Questions et Préoccupations
Veuillez adresser à notre Responsable de la Vie Privée toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir au sujet du présent Énoncé de Politique. Toute plainte soumise par écrit fera l’objet d’une enquête en bonne et due forme. S’il s’avère à l’issue d’une telle enquête que certaines actions, mesures ou initiatives doivent être prises, nous y procéderons sans délai – y compris, le cas échéant, en apportant les modifications qui s’imposent à nos pratiques, politiques et/ou procédures. Toute personne ayant déposé une plainte sera dûment avisée de ses conclusions et des décisions que nous avons prises en conséquence.
Vous pouvez également produire une demande ou requérir de l’assistance auprès du Commissariat à la Protection de la Vie Privée du Canada, accessible par téléphone (1- 800-282-1376) ou en ligne (info@privcom.gc.ca).
FNF Canada, par l’entremise du présent Énoncé de Politique, entend assurer la protection des renseignements personnels qu’elle recueille. Tout(e) question, préoccupation, commentaire ou demande à ce sujet devrait être transmis(e) à notre Responsable de la Vie Privée :
Responsable de la Vie Privée
FNF Canada
55 Superior Boulevard
Mississauga (Ontario)
L5T 2X9
Téléphone: 1-877-526-3232